Java

 Estudo de Caso - Processo de Reembolso de Despesas

Trabalho da Disciplina: Business Process Management (BPM)
Prof. Carlos L. L. Rischioto

MBA em Desenvolvimento de Aplicações Java - SOA / FIAP
25/03/2012

Christiny Belini Goulart
Fabio Gonçalves Martins
Robson de Sousa Martins


Download do projeto:

Modelagem de Processo de Reembolso de Despesas (ZIP ~642KB)


Tecnologias empregadas:

  • BPMN;
  • Ferramenta IBM WebSphere Business Modeler Advanced (Trial).

Enunciado:

Com base no estudo de caso a seguir e utilizando a ferramenta WebSphere Bussines Modeler versão 7.0:

  1. Entenda o processo de negócios descrito;
  2. Modele o processo Atual, com todos os atributos e informações disponíveis no caso;
  3. Simule o processo Atual com pelo menos 25 instâncias;
  4. Identifique pontos de melhoria no processo Atual;
  5. Modele uma sugestão de melhoria do processo (Futuro), considerando os objetivos de melhoria descritos no caso;
  6. Simule o processo Futuro com pelo menos 25 instâncias;
  7. Faça uma análise dinâmica comparando os dois processos.

Estudo de Caso – Big Apple Software

Caso de negócio: Processo de Reembolso de Despesas

Informações da Empresa:

Empresa de serviços em Software: “Big Apple”:

  • 600 Funcionários.
  • R$ 180 milhões em lucro.
  • A companhia espera crescer 100% em venda e aumentar 80% seus recursos nos próximos 3 anos.
  • A utilização de recursos (pessoas) e sistemas estão na capacidade máxima.
  • Os clientes estão dispostos em investir para melhorar seus sistemas.

Status Atual:

  • 400 consultores, sendo cobradas 40 semanas ao ano.
  • 16000 relatórios de despesas (1333 por mês ou 333 por semana).
  • 65% dos relatórios não são preenchidos corretamente e requerem tempo e esforço adicional.

Resultado das entrevistas com os especialistas:

Consultor:

  • "Toda semana, eu pego os recibos e preencho o formulário de despesas, isso demora uns 20 minutos".
  • "Eu envio para Administração para ser aprovação. Eu tenho que corrigir 2 a cada 3 formulários que envio. Eles não entendem o que eu preencho!".

Assistente Administrativo:

  • "Somos seis assistentes administrativos e um supervisor administrativo. Recebemos 330 relatórios de despesas por semana. Felizmente, a mesma quantidade por dia."
  • "Normalmente a revisão de cada formulário de despesa demora em média 30 minutos se o formulário foi preenchido corretamente. Caso contrário, o formulário retorna para o consultor corrigi-lo e nós temos que revisar esse formulário novamente."
  • "Nós revisamos 330 relatórios de despesas por semana mais 220 (retrabalho), isso representa um total de 550 relatórios de despesas".

Supervisor de Contas a pagar:

  • "Minhas três assistentes fazem a etapa de preparação em 2 minutos. Eu normalmente demoro 10 minutos para autorizar o pagamento sob a forma de um comprovante de pagamento. Depois disso, a assistente demora 5 minutos para arquivar o formulário de despesas e os recibos."
  • "Depois que o pagamento foi autorizado, enviamos para uma empresa de folha de pagamento. Isso demora dois dias para efetuar o pagamento".
  • "Eu gostaria de não ter de autorizar cada despesa, isso realmente gasta meu precioso tempo com coisas pequenas".

Principais dores e conclusão das entrevistas:

  • Excesso de burocracia;
  • Os pagamentos são feitos com atraso;
  • A equipe está sobrecarregada;
  • Relatórios são enviados com erros;
  • Falta de comunicação entre a consultoria e administração.

Informações Trabalhistas:

Cargo Salário Horário de Trabalho
Consultor R$ 45,00 / hora Segunda a Sexta das 8 às 17 h
Assistente Administrativo R$ 10,00 / hora Segunda a Sexta das 9 às 18 h
Supervisor de Contas a pagar R$ 20,00 / hora Segunda a Sexta das 9 às 18 h
Assistente de Contas a pagar R$ 10,00 / hora Segunda a Sexta das 9 às 18 h

Padrões do projeto, objetos dos processos e atributos:

Escopo:

  • Processo: Reembolso de Despesas
  • Departamentos: Consultoria, Administração e Contas a pagar

Informações do Processo:

  • Atividades
  • Durações
  • Custo
  • Entradas e Saídas
  • Decisões
  • Processos externos

Informações organizacionais:

  • Departamentos
  • Recursos
  • Funções

Objetivos do Projeto:

Objetivos Atuais:

  • Entender o processo de reembolso de despesas atual
  • Identificar o tempo e custo do processo atual

Objetivos Futuros:

  1. Reduzir a sobrecarga na equipe de contas a pagar em 50%
  2. Simplificar o processo de aprovação
  3. Melhorar a integridade da informação
  4. Reduzir o retrabalho