Trabalho da Disciplina: Business Process Management (BPM)

Christiny Goulart
Fabio Martins
Robson Martins
Prof. Carlos L. L. Rischioto
MBA em Desenvolvimento de Aplicações Java - SOA / FIAP
25/03/2012

 

Download do projeto:

Modelagem de Processo de Reembolso de Despesas (ZIP ~642KB)

 

Tecnologias empregadas:

• BPMN;
• Ferramenta IBM WebSphere Business Modeler Advanced (Trial).

 

Enunciado:

Com base no estudo de caso a seguir e utilizando a ferramenta WebSphere Bussines Modeler versão 7.0:

1. Entenda o processo de negócios descrito;
2. Modele o processo Atual, com todos os atributos e informações disponíveis no caso;
3. Simule o processo Atual com pelo menos 25 instâncias;
4. Identifique pontos de melhoria no processo Atual;
5. Modele uma sugestão de melhoria do processo (Futuro), considerando os objetivos de melhoria descritos no caso;
6. Simule o processo Futuro com pelo menos 25 instâncias;
7. Faça uma análise dinâmica comparando os dois processos.

 

Estudo de Caso – Big Apple Software

Caso de negócio: Processo de Reembolso de Despesas

 

Informações da Empresa:

Empresa de serviços em Software: “Big Apple”:

• 600 Funcionários.
• R$ 180 milhões em lucro.
• A companhia espera crescer 100% em venda e aumentar 80% seus recursos nos próximos 3 anos.
• A utilização de recursos (pessoas) e sistemas estão na capacidade máxima.
• Os clientes estão dispostos em investir para melhorar seus sistemas.

Status Atual:

• 400 consultores, sendo cobradas 40 semanas ao ano.
• 16000 relatórios de despesas (1333 por mês ou 333 por semana).
• 65% dos relatórios não são preenchidos corretamente e requerem tempo e esforço adicional.

 

Resultado das entrevistas com os especialistas:

Consultor:

• "Toda semana, eu pego os recibos e preencho o formulário de despesas, isso demora uns 20 minutos".
• "Eu envio para Administração para ser aprovação. Eu tenho que corrigir 2 a cada 3 formulários que envio. Eles não entendem o que eu preencho!".

Assistente Administrativo:

• "Somos seis assistentes administrativos e um supervisor administrativo. Recebemos 330 relatórios de despesas por semana. Felizmente, a mesma quantidade por dia."
• "Normalmente a revisão de cada formulário de despesa demora em média 30 minutos se o formulário foi preenchido corretamente. Caso contrário, o formulário retorna para o consultor corrigi-lo e nós temos que revisar esse formulário novamente."
• "Nós revisamos 330 relatórios de despesas por semana mais 220 (retrabalho), isso representa um total de 550 relatórios de despesas".

Supervisor de Contas a pagar:

• "Minhas três assistentes fazem a etapa de preparação em 2 minutos. Eu normalmente demoro 10 minutos para autorizar o pagamento sob a forma de um comprovante de pagamento. Depois disso, a assistente demora 5 minutos para arquivar o formulário de despesas e os recibos."
• "Depois que o pagamento foi autorizado, enviamos para uma empresa de folha de pagamento. Isso demora dois dias para efetuar o pagamento".
• "Eu gostaria de não ter de autorizar cada despesa, isso realmente gasta meu precioso tempo com coisas pequenas".

 

Principais dores e conclusão das entrevistas:

• Excesso de burocracia;
• Os pagamentos são feitos com atraso;
• A equipe está sobrecarregada;
• Relatórios são enviados com erros;
• Falta de comunicação entre a consultoria e administração.

 

Informações Trabalhistas:

Cargo	Salário	Horário de Trabalho
Consultor	R$ 45,00 / hora	Segunda a Sexta das 8 às 17 h
Assistente Administrativo	R$ 10,00 / hora	Segunda a Sexta das 9 às 18 h
Supervisor de Contas a pagar	R$ 20,00 / hora	Segunda a Sexta das 9 às 18 h
Assistente de Contas a pagar	R$ 10,00 / hora	Segunda a Sexta das 9 às 18 h

 

Padrões do projeto, objetos dos processos e atributos:

Escopo:

• Processo: Reembolso de Despesas
• Departamentos: Consultoria, Administração e Contas a pagar

Informações do Processo:

• Atividades
• Durações
• Custo
• Entradas e Saídas
• Decisões
• Processos externos

Informações organizacionais:

• Departamentos
• Recursos
• Funções

 

Objetivos do Projeto:

Objetivos Atuais:

• Entender o processo de reembolso de despesas atual
• Identificar o tempo e custo do processo atual

Objetivos Futuros:

1. Reduzir a sobrecarga na equipe de contas a pagar em 50%
2. Simplificar o processo de aprovação
3. Melhorar a integridade da informação
4. Reduzir o retrabalho